Metadata

Onder het menu-item “Metadata” en op het dashboard onder het kopje “Metadata” wordt toegang geboden tot het beheer van:

Door hierop te klikken wordt het desbetreffende beheerscherm geopend.

Informatiecategorieën

Toelichting

De Wet open overheid beschrijft 17 informatiecategorieën. Documenten die onder minstens één van deze categorieën vallen, moeten actief openbaar gemaakt worden. Dat wil zeggen dat een bestuursorgaan deze online moet publiceren, ook wanneer daar niet door een burger expliciet om gevraagd is in een Woo-verzoek.

Daarnaast vraagt de wet om ook documenten openbaar te maken die buiten deze informatiecategorieën vallen. Hiervoor geldt geen “harde” plicht, maar wel een inspanningsverplichting.

Overigens gelden op de plicht tot openbaarmaking ook een aantal uitzonderingen (hoofdstuk 5 van de wet). Raadpleeg voor meer informatie over de wet de jurist en/of informatiebeheerder van je eigen organisatie.

Voor de aansluiting op de landelijke Woo-index wordt ten zeerste geadviseerd om documenten te voorzien van metadata conform de DiWoo-standaard. Deze standaard vereist onder meer dat in de metadata wordt vastgelegd op grond van welke informatiecategorie(ën) het document actief openbaar is gemaakt.

De 17 informatiecategorieën zijn opgenomen in de landelijke waardelijst Woo informatiecategorieën. Deze lijst is al standaard opgenomen in het publicatiebank-component. Daarnaast bestaat de mogelijkheid, zoals we hieronder zullen beschrijven, om in het kader van de inspanningsverplichting hier voor de eigen organisatie extra informatiecategorieën aan toe te voegen.

In het publicatiebank-component leggen we de informatiecategorieën vast op de publicatie (in ontwikkeling). Dezelfde informatiecategorieën gelden voor de daaraan gekoppelde documenten.

Warning

Let op! Bij gebruik van het GPP-burgerportaal zullen zelf-toegevoegde informatiecategorieën op de landelijke Woo-index getoond worden als de informatiecategorie “inspanningsverplichting art 3.1 Woo”. De landelijke Woo-index ondersteunt immers alleen de landelijke waardelijst.

Beheerscherm

In het beheerscherm van de informatiecategorieën wordt een lijst getoond van alle informatiecategorieën die zijn opgeslagen in het publicatiebank-component.

Standaard staan de landelijke 17 verplichte informatiecategorieën hier al in. Zij zijn te herkennen aan de waarde “Waardelijst” in de kolom Oorsprong van de lijst. Daarnaast bestaat er de mogelijkheid om voor de eigen organisatie extra informatiecategorieën toe te voegen. Deze zijn te herkennen aan de waarde “Zelf-toegevoegd item” in de kolom Oorsprong van de lijst.

Op het beheerscherm zijn de volgende acties mogelijk:

  • Rechtboven zit een knop informatiecategorie toevoegen waarmee een informatiecategorie toegevoegd kan worden.

  • Rechtboven zit een knop toon API-resource-URLS waarmee de lijst informatiecategorieën met resource-URI’s wordt getoond. (technisch)

  • Bovenaan zit een zoekveld met een knop Zoeken waarmee naar informatiecategorieën gezocht kan worden.

  • Daaronder zit de mogelijkheid om eenzelfde actie uit te voeren over meerdere informatiecategorieën. Op dit moment wordt alleen de actie Geselecteerde informatiecategorieën verwijderen ondersteund. Merk op dat het mogelijk is om in de lijst één of meerdere informatiecategorieën aan te vinken.

  • Onder de (bulk-)actie staat de lijst met informatiecategorieën. Door op de kolomtitels te klikken kan de lijst alfabetisch geordend worden.

  • Rechts naast de lijst bestaat de mogelijkheid om deze te filteren op oorsprong.

  • Bij een informatiecategorie kan op de naam geklikt worden om de details in te zien en deze eventueel te wijzigen.

  • Bij een informatiecategorie kan op Toon logs (op één na rechter kolom) geklikt worden om direct de audit trail in te zien.

Wanneer bij een informatiecategorie op de naam wordt geklikt, wordt een scherm geopend met nadere details. Hierop zien we:

  • Alle gegevens. Deze lichten we hieronder toe.

  • Rechtsboven een knop Toon logs. Deze toont de volledige audit trail van de informatiecategorie.

  • Rechtsboven een knop Geschiedenis. Deze toont de beheer-handelingen die vanuit de beheerinterface zijn uitgevoerd op de informatiecategorie.

  • Linksonder de mogelijkheid om wijzigingen op te slaan. Er kan voor gekozen worden om na het opslaan direct een nieuwe informatiecategorie aan te maken of om direct de huidige informatiecategorie nogmaals te wijzigen.

  • Rechtsonder de mogelijkheid om de informatiecategorie te verwijderen. Let op, dit wordt ten zeerste afgeraden voor informatiecategorieën uit de landelijke waardelijst!

Op een informatiecategorie zijn de volgende gegevens beschikbaar. Op het scherm worden verplichte velden dikgedrukt weergegeven.

Algemene velden

  • Naam. De naam van de informatiecategorie, bijvoorbeeld “convenant”. Wanneer de informatiecategorie als oorsprong “Waadelijst heeft, dan is de waarde van dit veld niet te wijzigen.

  • Naam meervoud. De meervoudsvorm van de naam, bijvoorbeeld “convenanten”. Wanneer de informatiecategorie als oorsprong “Waadelijst heeft, dan is de waarde van dit veld niet te wijzigen.

  • Definitie. De (mogelijk landelijke) definitie van de informatiecategorie. Wanneer de informatiecategorie als oorsprong “Waadelijst heeft, dan is de waarde van dit veld niet te wijzigen.

  • Omschrijving. De beknopte toelichting die aan medewerkers en burgers getoond wordt.

  • Oorsprong. Een niet-wijzigbaar, automatisch toegekende aanduiding van op welke wijze de informatiecategorie is toegevoegd; via de landelijke waardelijst of zelf toegevoegd.

  • Identificatie. De unieke IRI waarmee deze categorie gedefinieerd is in de landelijke waardelijst. Voor zelf-toegevoegde items wordt een identificatie gegenereerd.

  • UUID. Een niet-wijzigbaar, automatisch toegekend identificatiekenmerk.

Archivering

  • Bron bewaartermijn. De naam van de bron van de bewaartermijn. Doorgaans zal dit een selectielijst c.q. selectiebesluit zijn, welke conform de vigerende Archiefwet is vastgesteld.

  • Selectiecategorie. De specifieke categorie binnen de bron van de bewaartermijn.

  • Archiefnominatie. Een radioknop die aangeeft of de publicaties op termijn vernietigd of permanent bewaard moet worden. Permanent te bewaren publicaties moeten conform de vigerende Archiefwet op termijn overgebracht worden naar een archiefbewaarplaats c.q. plusdepot / e-depot.

  • Bewaartermijn. Het aantal jaar hoe lang de publicaties binnen de GPP-publicatiebank (of diens vervanger) bewaard moeten blijven tot actie (vernietiging dan wel overbrenging) genomen moet worden.

  • Toelichting bewaartermijn. Extra informatie die de (informatie-)beheerder kan aangeven.

Tip

Wanneer de Archiefnominatie permanent te bewaren is, dan dient de Bewaartermijn 10 of 20 jaar te zijn, conform de vigerende Archiefwet.

Organisaties

Toelichting

De Wet open overheid kent voor alle Nederlandse bestuursorganen een verplichting om documenten actief openbaar te maken. Mogelijk wordt vanuit één instantie/installatie van het “Woo Publicaties”-component de openbaarmaking voor meerdere bestuursorganen ondersteund. Denk daarbij bijvoorbeeld aan publicaties namens de gemeente en publicaties namens gemeenschappelijke regelingen waaraan de gemeente deelneemt. Of denk aan shared service centres die de ICT-diensten leveren voor meerdere gemeenten.

Het namens verschillende organisaties publiceren binnen één publicatieplatform wordt in het “Woo Publicaties”-component ondersteund. In de admin-interface kan, zoals hieronder wordt uitgelegd, een beheerder configureren namens welke organisaties gepubliceerd mag worden. De organisatie wordt op iedere publicatie vastgelegd, zodat ook voor de burger inzichtelijk is van welke organisatie een publicatie is. Ook zijn deze gegevens relevant om (op termijn) te toetsen in hoeverre iedere organisatie voldoet aan de wettelijke openbaarmakingsplicht.

De landelijke Woo-index veronderstelt het gebruik van landelijke waardelijsten. Deze worden bijgehouden door het Register van Overheidsorganisaties (ROO). Standaard staan organisaties uit de volgende drie officiële waardelijsten al in het “Woo Publicaties”-component ingelezen:

Warning

Let op! In de admin-interface bestaat de mogelijkheid om extra organisaties toe te voegen. Hieraan gekoppelde publicaties zullen niet gevonden worden via de landelijke Woo-index! Zij kunnen wel gevonden worden via het burgerportaal van het GPP-Woo.

Beheerscherm

In het beheerscherm van de organisaties wordt een lijst getoond van alle organisaties die zijn opgeslagen in het publicatiebank-component.

Standaard staan organisaties uit drie officiële waardelijsten hier al in (zie toelichting hierboven).

Deze zijn te herkennen via de Oorsprong kolom. Organisaties uit de waardelijsten kunnen niet gewijzigd worden - ze kunnen enkel geactiveerd of gedeactiveerd worden. Daarnaast bestaat de mogelijkheid om voor de eigen organisatie extra organisaties toe te voegen. Deze zijn de herkennen aan de waarde “Zelf-toegevoegd item” in de kolom Oorsprong van de lijst. Deze kunnen indien nodig gewijzigd worden.

Op het beheerscherm zijn de volgende acties mogelijk:

  • Rechtsboven zit een knop organisatie toevoegen waarmee een organisatie toegevoegd kan worden.

  • Bovenaan zit een zoekveld met een knop Zoeken waarmee naar organisaties gezocht kan worden.

  • Daaronder zit de mogelijkheid om eenzelfde actie uit te voeren over meerdere organisaties. Op dit moment wordt alleen de actie Geselecteerde organisaties verwijderen ondersteund. Merk op dat het mogelijk is om in de lijst één of meerdere organisaties aan te vinken.

  • Onder de (bulk-)actie staat de lijst met organisaties. Door op de kolomtitels te klikken kan de lijst alfabetisch geordend worden.

  • Rechts naast de lijst bestaat de mogelijkheid om deze te filteren op oorsprong en/of status.

  • Bij een organisatie kan op de naam geklikt worden om de details in te zien en deze eventueel te wijzigen en/of (de)activeren.

  • Bij een organisatie kan op Toon logs (op één na rechter kolom) geklikt worden om direct de audit trail in te zien.

Wanneer bij een organisatie op de naam wordt geklikt, dan opent een scherm met nadere details. Hierop zien we:

  • Alle gegevens. Deze lichten we hieronder toe.

  • Rechtsboven een knop Toon logs. Deze toont de volledige audit trail van de organisatie.

  • Rechtsboven een knop Geschiedenis. Deze toont de beheer-handelingen die vanuit de beheerinterface zijn uitgevoerd op de organisatie.

  • Linksonder de mogelijkheid om wijzigingen op te slaan. Er kan voor gekozen worden om na het opslaan direct een nieuwe organisatie aan te maken of om direct de huidige organisatie nogmaals te wijzigen.

  • Rechtsonder de mogelijkheid om de organisatie te verwijderen.

Op een organisatie zijn de volgende gegevens beschikbaar. Op het scherm worden verplichte velden dikgedrukt weergegeven.

  • Is actief. Een selectievakje die aangeeft of de organisatie geactiveerd is of niet. Om een organisatie te activeren klik je het vinkje aan, om een organisatie te deactiveren schakel je het vinkje uit, en sla de wijzigingen op.

  • RSIN. Het RSIN van de organisatie.

  • UUID. Een niet-wijzigbaar, automatisch toegekend identificatiekenmerk.

  • Oorsprong. Een niet-wijzigbaar, automatisch toegekende aanduiding die aangeeft uit welke landelijke waardelijst de organisatie komt, of dat deze zelf toegevoegd is door een beheerder.

  • Naam. De naam van de organistaie, bijvoorbeeld “Politie”.

Activeren/deactiveren van organisaties

Bij een nieuwe installatie zijn standaard alle organisaties gedeactiveerd. Een beheerder dient de gewenste organisaties te activeren om ze in gebruik te nemen.

Als een organisatie gedeactiveerd is, dan kunnen er geen nieuwe publicaties aan gekoppeld worden. Als je een organisatie deactiveert waaraan al bestaande publicaties hangen, dan heeft dit geen invloed op de bestaande publicaties.

Thema’s

Warning

Thema’s kunnen nog niet gelinkt worden aan publicaties. Deze wens staat nog op de backlog / roadmap.

Toelichting

Om de vindbaarheid van openbare documenten te bevorderen ondersteunt de DiWoo-standaard het toekennen van een of meerdere thema’s aan openbare documenten. Hiervoor is een landelijke waardelijst gedefinieerd: Thema-indeling voor Officiële Publicaties (TOP-lijst). Op de Woo-index kan een burger zoeken naar openbare documenten, die aan een bepaald thema gekoppeld zijn.

De landelijke thema-lijst is ook standaard ingelezen in en wordt ontsloten met het “Woo-publicaties”-component, zodat deze gebruikt kan worden bij het registreren en vindbaar maken van openbare documenten.

In het publicatiebank-component leggen we de thema’s vast op de publicatie (in ontwikkeling). Dezelfde thema’s gelden voor de daaraan gekoppelde documenten.

De DiWoo-standaard ondersteunt alleen het gebruik van de landelijke waardelijst Thema-indeling voor Officiële Publicaties (TOP-lijst). Ook op de Woo-index kan alleen op deze thema’s gezocht worden naar openbare documenten.

Beheerscherm

In het beheerscherm van de thema’s wordt een lijst getoond van alle thema’s die zijn opgeslagen in het “WOO Publications”-component. Standaard staan de landelijke thema’s hier al in.

Op het beheerscherm zijn de volgende acties mogelijk:

  • Bovenaan zit een zoekveld met een knop Zoeken waarmee naar thema’s gezocht kan worden.

  • Daaronder zit de mogelijkheid om eenzelfde actie uit te voeren over meerdere informatiecategorieën. Op dit moment wordt alleen de actie Geselecteerde thema’s verwijderen ondersteund. Merk op dat het mogelijk is om in de lijst één of meerdere thema’s aan te vinken.

  • Onder de (bulk-)actie staat de lijst met thema’s.

  • Bij een thema kan op de naam geklikt worden om de details in te zien.

  • Bij een thema kan op Toon logs (rechter kolom) geklikt worden om direct de audit trail in te zien.

Wanneer bij een thema op de naam wordt geklikt, wordt een scherm geopend met nadere details. Hierop zien we:

  • Alle gegevens. Deze lichten we hieronder toe.

  • Rechtsboven een knop Toon logs. Deze toont de volledige audit trail van het thema.

  • Rechtsboven een knop Geschiedenis. Deze toont de beheer-handelingen die vanuit de Admin-interface zijn uitgevoerd op het thema.

  • Linksonder een knop om het scherm te sluiten en teurg te keren naar de lijst.

  • Rechtsonder de mogelijkheid om het thema te verwijderen.

Op een thema zijn de volgende gegevens beschikbaar.

  • UUID. Een niet-wijzigbaar, automatisch toegekend identificatie kenmerk.

  • Naam. De naam van het thema, bijvoorbeeld “cultuur en recreatie”.

  • position. systeemveld

  • ref node id. systeemveld