Publicaties

Onder het menu-item “Publicaties” en op het dashboard onder het kopje “Publicaties” wordt toegang geboden tot het beheer van:

Door hierop te klikken wordt het desbetreffende beheerscherm geopend.

Documenten

Een document bestaat uit een bestand (bijvoorbeeld een PDF) en metadata. Een document hoort altijd bij een publicatie.

Tip

Bij de volgende bestandstypen wordt embedded metadata gewist om te voorkomen dat deze privacy-gebonden informatie bevatten: PDF, DOCX, XLSX, PPTX, PPSX, ODF, ODP, ODS, ODT, HTML, ZIP (alleen op de container) en 7z (alleen op de container).

In het beheerscherm van de documenten wordt een lijst getoond van alle document-registraties, die zijn opgeslagen in de GPP-publicatiebank. Op dit scherm zijn de volgende acties mogelijk:

  • Rechtboven zit een knop document toevoegen waarmee een registratie toegevoegd kan worden.

  • Bovenaan zit een zoekveld met een knop Zoeken waarmee in de registraties gezocht kan worden.

  • Direct onder de zoekbalk zit de mogelijkheid om de lijst te filteren op een specifieke registratiejaar.

  • Daaronder zit de mogelijkheid om eenzelfde actie uit te voeren over meerdere documentregistraties. Op dit moment worden de acties Geselecteerde documenten verwijderen, Verstuur de geselecteerde documenten naar de zoekindex, Verwijder de geselecteerde documenten uit de zoekindex, Trek gepubliceerde documenten in en Wijzig de eigenaren van het document ondersteund. Merk op dat het mogelijk is om in de lijst één of meerdere document-registraties aan te vinken.

  • Onder de (bulk-)actie staat de lijst met document-registraties. Door op de kolomtitels te klikken kan de lijst alfabetisch of chronologisch geordend worden.

  • Rechts naast de lijst bestaat de mogelijkheid om deze te filteren op registratiedatum, creatiedatum en/of publicatiestatus.

  • Bij een document-registratie kan op de officiële titel geklikt worden om de details in te zien en deze eventueel te wijzigen.

  • Bij een document-registratie kan op Toon logs (rechter kolom) geklikt worden om direct de audit trail in te zien.

Wanneer bij een document-registratie op de officiële titel wordt geklikt, wordt een scherm geopend met de document-details. Hierop zien we:

  • Alle metadatavelden. Deze lichten we hieronder toe.

  • Rechtsboven een knop Toon logs. Deze toont de volledige audit trail van de document-registratie.

  • Rechtsboven een knop Geschiedenis. Deze toont de beheer-handelingen die vanuit de Admin-interface zijn uitgevoerd op de registratie.

  • Linksonder de mogelijkheid om wijzigingen op te slaan. Er kan voor gekozen worden om na het opslaan direct een nieuwe registratie aan te maken of om direct de huidige registratie nogmaals te wijzigen.

  • Rechtsonder de mogelijkheid om de registratie te verwijderen.

Op een document-registratie zijn de volgende metadata beschikbaar. Op het scherm worden verplichte velden dikgedrukt weergegeven.

Beschrijving

  • Publicatie. Het document moet hier gekoppeld worden aan een bestaande of nieuwe publicatie

  • Officiële titel. De (mogelijk uitgebreide) officiële titel van het document. (DiWoo: officieleTitel)

  • Verkorte titel. De verkorte titel / citeertitel van het document. (DiWoo: verkorteTitel)

  • Omschrijving. Een beknopte omschrijving / samenvatting van de inhoud van het document. (DiWoo: omschrijving)

  • Status. De publicatiestatus van het document. “Gepubliceerd” betekent dat het document online vindbaar en raadpleegbaar is. “Concept” en “Ingetrokken” zijn offline voor de buitenwereld.

  • UUID. Een niet-wijzigbaar, automatisch toegekend identificatiekenmerk. (DiWoo: identifier)

Handelingen

  • Creatiedatum. De datum waarop het document gecreëerd is. Deze ligt doorgaans voor of op de registratiedatum. (DiWoo: creatiedatum)

  • Ontvangstdatum. De datum en tijd waarop het document in ontvangst is genomen. (DiWoo: documenthandeling)

  • Datum ondertekening. De datum en tijd waarop het document intern is ondertekend. (DiWoo: documenthandeling)

  • Geregistreerd op. De niet-wijzigbare datum en tijd waarop het document nieuw is toegevoegd.

  • Gepubliceerd Op. De niet-wijzigbare datum en tijd waarop het document is gepubliceerd.

  • Ingetrokken Op. De niet-wijzigbare datum en tijd waarop het document is ingetrokken.

  • Laatst gewijzigd op. De niet-wijzigbare datum en tijd waarop het document voor het laatst gewijzigd is.

Actoren

  • Eigenaar. Deze wordt doorgaans afegeleid van de gekoppelde publicatie. In de GPP-app kan alleen de “eigenaar” de publicatie wijzigen. De “eigenaar” is altijd een medewerker.

Bestand

  • Bron-URL. Wanneer het document is opgehaald uit een Documenten API, dan is deze URL een unieke identificatie voor de overeenkomstige resource. De waarde is leeg voor handmatige uploads.

  • Bestandsnaam. Naam van het bestand zoals deze op de harde schijf opgeslagen wordt.

  • Bestandsformaat. In ontwikkeling (DiWoo: format)

  • Bestandsomvang Bestandsgrootte, in aantal bytes.

Documenten-API-koppeling

  • Documents API Service. Systeemveld, bevat de verwijzing naar het bestand in de Documenten API.

  • Document UUID. Systeemveld, bevat de verwijzing naar het bestand in de Documenten API.

  • Documentvergrendelingscode. Systeemveld, bevat de vergrendelingscode van een bestand in de Documenten API.

  • Documentupload voltooid. Systeemveld, houdt bij of het bestand volledig naar de Documenten API doorgezet is.

  • Metadata verwijderd op. Systeemdatum en -tijd wanneer de embedded metadata van het document weggehaald is.

Kenmerken

  • Aan ieder document kan geen, een of meerdere combinaties van een identificatie en een bron gegeven worden. Dit kan bijvoorbeeld een documentnummer (identificatie) uit een aanleverend zaaksysteem of DMS (bron) zijn.

Publicaties

Een publicatie bestaat uit een aantal gegevens met doorgaans een of meerdere documenten (zie hierboven).

Tip

Het toevoegen van een document aan een publicatie is niet verplicht. Daarmee kan voldaan worden aan:

(…) Van een gehele niet-openbaarmaking doet het bestuursorgaan mededeling op de wijze en het tijdstip waarop het niet-openbaar gemaakte stuk openbaar zou zijn gemaakt.

—Wet open overheid, art. 3.3, lid 8

In het veld Omschrijving kan de mededeling opgenomen worden.

Tip

Bij het aanmaken of bewerken van een publicatie met de publicatiestatus Concept zijn de velden behalve de officiële titel niet verplicht.

In het beheerscherm van de publicaties wordt een lijst getoond van alle publicatie-registraties, die zijn opgeslagen in het publicatiebank-component. Op dit scherm zijn de volgende acties mogelijk:

  • Rechtboven zit een knop publicatie toevoegen waarmee een registratie toegevoegd kan worden.

  • Bovenaan zit een zoekveld met een knop Zoeken waarmee in de registraties gezocht kan worden.

  • Direct onder de zoekbalk zit de mogelijkheid om de lijst te filteren op een specifieke registratiejaar.

  • Daaronder zit de mogelijkheid om eenzelfde actie uit te voeren over meerdere publicaties. Op dit moment worden de acties Geselecteerde publicaties verwijderen, Verstuur de geselecteerde publicaties naar de zoekindex, Verwijder de geselecteerde publicaties uit de zoekindex, Herbeoordeel de bewaartermijn van de geslecteerde publicaties, Trek gepubliceerde publicaties in, Wijzig de eigenaar van de publicaties en Wijzig de eigenaar (groep) van de publicaties ondersteund. Merk op dat het mogelijk is om in de lijst één of meerdere publicatie-registraties aan te vinken.

  • Onder de (bulk-)actie staat de lijst met publicatie-registraties. Door op de kolomtitels te klikken kan de lijst alfabetisch of chronologisch geordend worden.

  • Rechts naast de lijst bestaat de mogelijkheid om deze te filteren op registratiedatum, publicatiestatus, archiefnominatie en/of archiefactiedatum.

  • Bij een publicatie-registratie kan op de officiële titel geklikt worden om de details in te zien en deze eventueel te wijzigen.

  • Bij een publicatie-registratie kan op Toon documenten (rechter kolom) geklikt worden om direct de gekoppelde documenten in te zien.

  • Bij een publicatie-registratie kan op Toon logs (rechter kolom) geklikt worden om direct de audit trail in te zien.

  • Bij een publicatie-registratie kan op Open in app (rechter kolom) geklikt worden om de URL te openen zoals bij de Algemene instellingen geconfigureerd is. Let op, alle de eigenaar van een publicatie kan deze in de (GPP-)app openen!

  • Bij een publicatie-registratie kan op Open in burgerportaal (rechter kolom) geklikt worden om de URL te openen zoals bij de Algemene instellingen geconfigureerd is.

Wanneer bij een publicatie-registratie op de officiële titel wordt geklikt, wordt een scherm geopend met de publicatie-details. Hierop zien we:

  • Alle metadatavelden. Deze lichten we hieronder toe.

  • Rechtsboven een knop Toon logs. Deze toont de volledige audit trail van de publicatie-registratie.

  • Rechtsboven een knop Geschiedenis. Deze toont de beheer-handelingen die vanuit de Admin-interface zijn uitgevoerd op de registratie.

  • Onder de metadatavelden de gekoppelde documenten. De metadata die getoond en gewijzigd kan worden komt overeen met zoals hierboven beschreven. Een document kan ook verwijderd worden door dit aan de rechterzijde aan te vinken. Let op, dit betreft niet alleen het ontkoppelen van een document, maar de volledige verwijdering!

  • Onder de documenten de mogelijkheid om een nieuw document toe te voegen aan de publicatie.

  • Linksonder de mogelijkheid om wijzigingen op te slaan. Er kan voor gekozen worden om na het opslaan direct een nieuwe registratie aan te maken of om direct de huidige registratie nogmaals te wijzigen.

  • Rechtsonder de mogelijkheid om de registratie te verwijderen.

Op een publicatie-registratie zijn de volgende metadata beschikbaar. Op het scherm worden verplichte velden dikgedrukt weergegeven.

Beschrijving

  • Informatiecategorieën De informatiecategorieën die het soort informatie verduidelijken binnen de publicatie (DiWoo: informatieCategorieen)

  • Onderwerpen Onderwerpen omvatten maatschappelijk relevante kwesties waar meerdere publicaties aan gekoppeld zijn. Onderwerpen kunnen tientallen jaren relevant blijven.

  • Officiële titel. De (mogelijk uitgebreide) officiële titel van de publicatie. (DiWoo: officieleTitel)

  • Verkorte titel. De verkorte titel / citeertitel van de publicatie. (DiWoo: verkorteTitel)

  • Omschrijving. Een beknopte omschrijving / samenvatting van de publicatie. (DiWoo: omschrijving)

  • Datum begin geldigheid. De datum waarop de rechten en plichten vastgelegd in deze documenten in werking treden.

  • Datum einde geldigheid. De datum waarop de rechten en plichten vastgelegd in deze documenten (zijn) komen te vervallen.

  • Status. De status van de publicatie. “Gepubliceerd” betekent dat de publicatie online vindbaar en raadpleegbaar is. “Concept” en “Ingetrokken” zijn offline voor de buitenwereld. Let op, als je een publicatie intrekt, dan worden de documenten met de huidige status “Gepubliceerd” automatisch ook ingetrokken!

  • UUID. Een niet-wijzigbaar, automatisch toegekend identificatiekenmerk. (DiWoo: identifier)

Handelingen

  • Geregistreerd op. De niet-wijzigbare datum en tijd waarop de publicatie nieuw is toegevoegd.

  • Gepubliceerd Op. De niet-wijzigbare datum en tijd waarop de publicatie is gepubliceerd.

  • Ingetrokken Op. De niet-wijzigbare datum en tijd waarop de publicatie is ingetrokken.

  • Laatst gewijzigd op. De niet-wijzigbare datum en tijd waarop de publicatie voor het laatst gewijzigd was.

Actoren

  • Publisher De organisatie die de publicatie heeft gepubliceerd. (DiWoo: publisher)

  • Verantwoordelijke organsiatie De organisatie die de verantwoordelijk is voor de publicatie. (DiWoo: verantwoordelijke)

  • Opsteller De organisatie die de publicatie opgesteld heeft. (DiWoo: opsteller)

  • Eigenaar. De medewerker die wordt beschouwd als de “eigenaar” van de publicatie. In de GPP-app kan alleen de “eigenaar” de publicatie wijzigen.

  • Eigenaar (groep). De organisatie-eenheid die ook de publicatie mag beheren, naast de medewerker-gebonden eigenaar. De GPP-app laat toe dat andere organisatieleden (c.q. leden van dezelfde gebruikersgroep) dan de eigenaar de publicatie wijzigen, zolang ze bij deze organisatie-eenheid horen.

Archivering

  • Bron bewaartermijn. De naam van de bron van de bewaartermijn. Doorgaans zal dit een selectielijst c.q. selectiebesluit zijn, welke conform de vigerende Archiefwet is vastgesteld.

  • Selectiecategorie. De specifieke categorie binnen de bron van de bewaartermijn.

  • Archiefnominatie. Een radioknop die aangeeft of de publicaties op termijn vernietigd of permanent bewaard moet worden. Permanent te bewaren publicaties moeten conform de vigerende Archiefwet op termijn overgebracht worden naar een archiefbewaarplaats c.q. plusdepot / e-depot.

  • Archiefactiedatum. De datum wanneer er actie (vernietiging dan wel overbrenging) genomen moet worden op de publicatie.

  • Toelichting bewaartermijn. Extra informatie die de (informatie-)beheerder kan aangeven.

Bovenstaande metadata rondom de bewaartermijn worden één op één overgenomen van de gekoppelde informatiecategorie, met uitzondering van de Archiefactiedatum. Deze wordt namelijk berekend door het aantal jaren dat bij de informatiecategorie ingevuld is bij Bwaartermijn op te tellen bij de datum die op de publicatie is ingevuld bij Geregistreerd op.

Wanneer meerdere informatiecategorieën zijn gekoppeld, dan geldt de langste bewaartermijn; de Archiefnominatie “bewaren” heeft prioriteit boven “vernietigen” en vervolgens wordt de langste / hoogste Bewaartermijn gekozen.

Indien gewenst, kunnen de automatisch ingevulde waarden handmatig dan wel via de API overschreven worden.

Te zijner tijd zal de vernietiging dan wel overbrenging geëffectueerd moeten worden. Onderzocht wordt of hiervoor op termijn aangesloten kan worden op het Archiefbeheercomponent. Voorbereidiende gesprekken hierover lopen nog.

Warning

De bewaartermijn van de gekoppelde informatiecategorieën wordt toegepast bij het publiceren van een registratie en bij het toevoegen/verwijderen van een koppeling voor de informatiecategorieën. Eventuele manuele aanpassingen op de archiefnominatie, archiefactiedatum en/of overige archiveringsvelden worden hierdoor automatisch overschreven.

Onderwerpen

Een onderwerp bestaat uit een aantal gegevens en omvat geen,een of meerdere Publicaties (zie hierboven).

In het beheerscherm van het onderwerp wordt een lijst getoond van alle onderwerp-registraties die zijn opgeslagen in de publicatiebank. Op dit scherm zijn de volgende acties mogelijk:

  • Rechtsboven zit een knop onderwerp toevoegen waarmee een registratie toegevoegd kan worden.

  • Bovenaan zit een zoekveld met een knop Zoeken waarmee in de registraties gezocht kan worden.

  • Direct onder de zoekbalk zit de mogelijkheid om de lijst te filteren op een specifieke registratiemaans.

  • Daaronder zit de mogelijkheid om eenzelfde actie uit te voeren over meerdere onderwerpen. Op dit moment worden de acties Geselecteerde onderwerpen verwijderen, Verstuur de geselecteerde onderwerpen naar de zoekindex, Verwijder de geselecteerde onderwerpen uit de zoekindex en Trek gepubliceerde onderwerpen in ondersteund. Merk op dat het mogelijk is om in de lijst één of meerdere onderwerp-registraties aan te vinken.

  • Onder de (bulk-)actie staat de lijst met onderwerp-registraties. Door op de kolomtitels te klikken kan de lijst alfabetisch of chronologisch geordend worden.

  • Rechts naast de lijst bestaat de mogelijkheid om deze te filteren op registratiedatum, publicatiestatus en/of promotie.

  • Bij een onderwerp-registratie kan op de officiële titel geklikt worden om de details in te zien en deze eventueel te wijzigen.

  • Bij een onderwerp-registratie kan op Toon logs (rechter kolom) geklikt worden om direct de audit trail in te zien.

Wanneer bij een onderwerp-registratie op de officiële titel wordt geklikt, wordt een scherm geopend met de onderwerp-details. Hierop zien we:

  • Alle metadatavelden. Deze lichten we hieronder toe.

  • Rechtsboven een knop Toon logs. Deze toont de volledige audit trail van de onderwerp-registratie.

  • Rechtsboven een knop Geschiedenis. Deze toont de beheer-handelingen die vanuit de Admin-interface zijn uitgevoerd op de registratie.

  • Onder de metadatavelden staan de gekoppelde publicaties. Deze kunnen aangeklikt worden om te openen.

  • Linksonder de mogelijkheid om wijzigingen op te slaan. Er kan voor gekozen worden om na het opslaan direct een nieuwe registratie aan te maken of om direct de huidige registratie nogmaals te wijzigen.

  • Rechtsonder de mogelijkheid om de registratie te verwijderen.

Op een onderwerp-registratie zijn de volgende metadata beschikbaar. Op het scherm worden verplichte velden dikgedrukt weergegeven.

Beschrijving

  • Afbeelding. De afbeelding van het onderwerp die getoond kan worden in de GPP-burgerportaal.

  • Officiële titel. De (mogelijk uitgebreide) officiële titel van het onderwerp.

  • Omschrijving. Een beknopte omschrijving / samenvatting van het onderwerp.

  • Status. De status van het onderwerp. “Gepubliceerd” betekent dat het onderwerp online vindbaar en raadpleegbaar is. “Ingetrokken” is offline voor de buitenwereld.

  • Promoot. Geeft aan of het onderwerp wordt gepromoot in de webapplicatie. Als je gegbruik maakt van het GPP-burgerportaal, dan worden gepromote onderwerpen op de thuispagina en bovenaan op de onderwerpen-pagina getoond.

  • UUID. Een niet-wijzigbaar, automatisch toegekend identificatiekenmerk.

Handelingen

  • Geregistreerd op. De niet-wijzigbare datum en tijd waarop het onderwerp nieuw is toegevoegd.

  • Laatst gewijzigd op. De niet-wijzigbare datum en tijd waarop het onderwerp voor het laatst gewijzigd was.

Publicaties

  • Een lijst met publicaties die aan dit onderwerp zijn gekoppeld.